Proje bütçesi, proje görevlerini tamamlamak için gereken tüm maliyetlerin ayrıntılı bir tahminidir.
Bütçe Parametreleri
Aşağıdaki bütçe parametrelerini tanımlamalısınız.
Bütçe Periyot Tipi Belirleme
Açılır kutudan aşağıdaki periyot tiplerinden birini seçmelisiniz.
Mali Yıl Periyotları : Bütçenin "Mali Yıllar" sekmesi altında seçilecek "Mali Yıl" için belirlenen Mali Yıl Periyotları 'na göre bütçe değerleri oluşturabilirsiniz.
Komple Mali Yıl : Bütçenin "Mali Yıllar" sekmesi altında seçilen "Mali Yıl" için bütçe değerleri oluşturabilirsiniz.
3 Aylık Mali Dönem [ Q1,Q2,Q3,Q4 ] : Bütçenin "Mali Yıllar" sekmesi altında seçilen "Mali Yıl" ın 3 aylık dönemi için bütçe değerleri oluşturabilirsiniz.
Bütçe Değer Tipi Belirleme
Oluşturulacak bütçe değer tipini belirlemek için aşağıdaki tipi seçmeniz gerekir.
Tutar
Bütçe Dövizi Belirlemesi
Açılır kutudan bir para birimi seçmek zorundasınız.
Projenin Belirlenmesi
Bütçenin pencereden açılacağı bir Proje seçmelisiniz.
Bu bütçe ilgili projenin "Detay" sekmesi altında gösterilecektir.
Bütçe Default Değerleri
Vergilerin Bütçeye Dahil Edilmesinin Belirlenmesi
"Bütçeye Vergiler Dahil mi? için "Evet" veya "Hayır" ı seçerek verginin proje bütçesine dahil edilip edilmeyeceğini belirlemelisiniz.
Bütçe Bilgisi
"Bütçe Bilgisi" sekmesi altındaki metinleri ve görüntüleri ekleyebilirsiniz.
Metin ve Görüntü Ekleme
Metin eklemenin yanı sıra, görüntü de ekleyebilirsiniz.
Resim eklemek için "Resim Ekle" ikonuna tıklamanız gerekir.
Resimleri iki yöntemle ekleyebilirsiniz:
Resmin URL 'ini girme
Sistem Belgelerinden Seçme
Resmin URL 'ini Girme
Doğrudan internetten bir resim eklemek istiyorsanız, resmin URL 'ini girmelisiniz ( genellikle web adresi olarak adlandırılır ).
Sistem Belgelerinden Seçme
Öncelikle görüntüyü sistem dokümanlarına yüklemelisiniz.
Ardından Belge ID kullanarak resmi ekleyebilirsiniz.
"Resim Ekle" ikonuna tıkladığınızda; sistem mesajıyla Belge ID 'sinin nasıl girileceği belirtilir.
Mali Yılların Belirlenmesi
"Mali Yıllar" sekmesi altında bütçenin yapılacağı mali yılları seçmelisiniz.
Birden fazla mali yıl seçebilirsiniz.
Bütçe Senaryolarının Oluşturulması
"Bütçe Senaryoları" sekmesi altında Master veya Revizyon tipleri için senaryolar oluşturabilirsiniz.
Aşağıdaki "Tutar Yuvarlama" seçeneklerinden birini seçebilirsiniz :
İki Kuruş Haneye Yuvarlama 523,457.366 -> 523,457.37
Tek Kuruş Haneye Yuvarlama 523,457.366 -> 523,457.40
Kuruşsuza Yuvarlama 523,457.366 -> 523,457.00
1 Tam Haneye Yuvarlama 523,457.366 -> 523,460.00
2 Tam Haneye Yuvarlama 523,457.366 -> 523,500.00
Daha sonra, açılır kutudan bir "Tutar Bölen" seçmeniz ve son olarak verginin senaryoya dahil edilip edilmeyeceğini belirlemeniz gerekir.
Birden fazla senaryo oluşturabilirsiniz.
Bütçe Kalemlerini Oluşturma
"Proje Bütçeleri" ekranında bütçe oluşturma işlemini tamamladıktan sonra "Bütçe Bilgileri" ekranında "Bütçe Kalemleri" butonuna veya ilgili bütçenin "Bütçe Kalemleri" butonuna basabilirsiniz.
Daha sonra, "İşlemler" butonuna basmalısınız.
"Yeni Bütçe Kalemleri" bölümünde, bütçe kalemi olarak eklenecek WBS kalemlerinin başlangıç ve bitişini belirlemek için pencerelerden "Başlangıç WBS" ve "Bitiş WBS" yi seçmeniz gerekir.
Ardından "Proje Kalemlerini Bütçe Kalemlerine Aktar" butonuna basmanız gerekir.
Butona basar basmaz, seçilen elemanlar arasındaki tüm WBS elemanları ( başlangıç ve bitiş elemanları dahil ) bütçe maddeleri olarak yaratılacaktır.
Bütçe Kalemlerini Silme
"Bütçe Kalemleri" ekranında, ilişkili "Sil" butonlarını kullanarak kalemleri kullanabilirsiniz.
Tüm kalemleri silmek istiyorsanız, "Bütçe Kalemleri" ekranındaki "İşlemler" butonuna basabilir ve daha sonra "Tüm Bütçe Kalemlerini Sil" butonuna tıklayabilirsiniz.
Bütçe Kalemleri Değerlerinin Belirlenmesi
Bütçe yapınızı yukarıda açıklandığı gibi oluşturduktan sonra, bütçe kalemleri için değerleri belirleyebilirsiniz.
Bunun için, "Bütçe Bilgileri" ekranındaki "Bütçe Değerleri" butonuna veya "Proje Bütçeleri" ekranında ilgili bütçenin "Bütçe Değerleri" butonuna basabilirsiniz.
Tüm bütçe kalemleri bütçe satırlarında listelenecek ve mali yıl veya mali yıl dönemleri ("Bütçe Dönemi Tipi" alanı için yaptığınız seçime göre) bütçenin kolonlarında listelenecektir.
Uygun hücrelere değerleri girebilirsiniz.
Mali Yıl Seçimi
Bütçenin "Mali Yıl" sekmesi altında birden fazla mali yıl seçtiyseniz, bütçe değerlerini girmek / görüntülemek için açılır kutudan birini seçmeniz gerekir.
Bütçe Senaryosu Seçimi
Bütçenin "Bütçe Senaryoları" sekmesi altında birden fazla bütçe senaryosu tanımladıysanız, bütçe değerlerini girmek / görüntülemek için açılır kutudan birini seçmeniz gerekir.
Liste Tipinin Belirlenmesi
Açılır kutudan ;
Bütçe
Bütçe + Gerçekleşen
seçebilirsiniz.
"Bütçe + Gerçekleşen" tipini seçtiyseniz; bütçe değerleri için bir satırın yanı sıra, gerçek değerler için ek bir satır gösterilecektir.
Ağacı Aç İşlevselliği
Bütçeyi tüm düzeyleriyle ( tüm hiyerarşik yapı ) göstermek istiyorsanız, "Ağacı Aç" butonuna basabilirsiniz.
Ağacı Kapat İşlevselliği
Yalnızca üst düzey kalemleri ( Seviye 1'deki kalemler ) görüntülemek istiyorsanız, "Ağacı Kapat" butonuna basabilirsiniz.
Üst Kalemlere Toplama
Değerleri girdikten sonra, "Üst Kalemlere Toplama" butonuna basabilirsiniz, böylece değerler üst hiyerarşik seviyelere çıkarılır.
Örneğin; iki B ve C bütçe kalemi oluşturdunuz ve önceden oluşturulmuş bütçe kalemi A'yı (ikisi) üst seçtiniz. "Üst Kalemlere Toplama" butonuna basarsanız, B ve C için değerlerin toplamı, ana öğenin bütçesi olarak gösterilir.
Gerçekleşen Değerleri Hesaplama
"Liste Tipi" için "Bütçe + Gerçekleşen" tipini seçtikten sonra ve daha sonra "Gerçekleşen Değerleri Hesapla" butonuna basabilirsiniz, sistem gerçekleşen değerleri hesaplar ve bunları gerçek değerler için satırlar halinde görüntüler.
Bütçe Raporunu Görüntüleme
Oluşturulan bir bütçeye ilişkin raporu görüntülemek istiyorsanız, "Proje Bütçeleri" ekranında ilgili bütçenin "Bütçe Raporu" butonuna basabilirsiniz.
Bu parametrelerin raporunu görüntülemek için açılır kutulardan bir "Bütçe Senaryosu" ve "Mali Yıl" seçmelisiniz.
Rapor Formatı
Rapor formatında gösterilecek noktaları belirlemek için, aşağıdaki seçeneklerin onay kutularını işaretleyebilirsiniz :
Bütçe Tutarı
Gerçekleşen Değer
Gerçekleşen - Bütçe Farkı
Gerçekleşen - Bütçe Oranı %
Gerçekleşen - Bütçe Farkı İmajı
Bütçe Kalemi Kodu gösterilecek mi?
Bütçe Dönemleri
"Bütçe Dönemi Tipi" seçiminize göre, dönemler "Bütçe Dönemi" bölümünde listelenir.
Bu listedeki tüm dönemler, varsayılan olarak seçilecektir. Raporda bir periyot / periyotların olmasını istemiyorsanız, seçimini kaldırabilirsiniz.
Rapor Kişiselleştirme
Aynı rapor parametrelerini sık kullanıyorsanız raporunuzu kişiselleştirebilirsiniz.
Rapor parametrelerini seçtikten sonra, "Rapor Kişiselleştirme" sekmesi altında, kişiselleştirme işlemini başlatmak için "Yeni" butonuna basabilirsiniz.
Kullanım Yetkisi açılır kutusunda, "Genel Kullanım" seçeneğini belirlerseniz; kişiselleştirme kaydı tüm kullanıcılar için geçerli olacaktır.
"Bana Ait" seçimi yaparsanız; kişiselleştirme kaydı sizin için geçerli olacaktır.
Ekranı kaydettikten sonra, bu yetkilendirme "Detay" bölümünde gösterilecektir.
Rapor parametrelerini kaydetmek için "Filtre ve Kolonları Bu Rapora Kaydet" butonuna basabilirsiniz.
Bu parametrelerin varsayılan rapor parametreleri olmasını istiyorsanız, "Default Olsun" butonuna basabilirsiniz.
Bu parametrelerin artık varsayılan rapor parametreleri olmasını istemiyorsanız, "Default Olmasın" butonuna basabilirsiniz.
Raporu default olarak işaretlemediyseniz, raporu bir daha kullanmak istediğinizde standart biçim görüntülenir. Kişiselleştirilmiş raporunuzu görüntülemek için "Raporu Seç" butonuna basmanız gerekir.
Raporu Dökme
Yukarıdaki seçimleri tamamladıktan sonra "Raporu Dök" butonuna basabilirsiniz. Bu, filtrelere göre raporu çalıştıracaktır.
"Dökülmüş Raporu Göster" İşlevselliği
Rapor üzerinde çalışırken filtreleri kontrol etmeniz gerekebilir.
