Kurumsal satın alma yetkilerini, bütçeleri ve ticari riskleri dijital onay akışlarıyla kontrol edin
B2B müşterilerde siparişi oluşturan kullanıcı ile harcamayı onaylayan kişi farklı olabilir. Sipariş tutarı, ürün grubu, maliyet merkezi, bütçe, proje, şube veya kullanıcının yetki seviyesi siparişin bir veya birden fazla onaydan geçmesini gerektirebilir.
Sipariş onayı yalnızca müşteri organizasyonu içinde uygulanmaz. Satıcı şirket de kredi limiti, özel fiyat, yüksek risk, ticari blokaj veya olağan dışı teslimat koşulları nedeniyle siparişi iç onaya yönlendirebilir. Sistem, müşteri ve satıcı tarafındaki onayları birbirinden ayırmalı ancak siparişin ortak yaşam döngüsünde görünür kılmalıdır.
Müşteri tarafı onay kuralları
Sipariş başına tutar limiti
Günlük, haftalık, aylık veya yıllık harcama limiti
Maliyet merkezi veya bütçe sınırı
Ürün, kategori veya katalog bazlı onay
Proje veya şube bazlı yetkilendirme
Belirli ödeme yöntemi veya teslimat koşulu
Kullanıcı, rol ve organizasyon seviyesine göre onay
Tek veya çok kademeli onay zinciri
Satıcı tarafı onay kuralları
Kredi limiti veya gecikmiş alacak kontrolü
Minimum marj veya maksimum iskonto sınırı
Liste dışı fiyat ve özel ödeme koşulu
Stok veya kapasite kısıtı bulunan ürünler
Yüksek tutarlı veya olağan dışı siparişler
Riskli müşteri, ülke veya teslimat adresi
Mevzuat, ihracat veya ticari uygunluk kontrolleri
Onay sürecinin temel özellikleri
Kurala göre otomatik onay veya onaya yönlendirme
Doğru onaylayıcının organizasyon hiyerarşisinden bulunması
Onaylayıcıya bildirim ve görev gönderilmesi
Sipariş detayları, bütçe ve önceki onayların görüntülenmesi
Onay, ret, iade ve açıklama ekleme işlemleri
Onaylayıcı yokluğunda vekâlet ve devir
Süre aşımı, hatırlatma ve eskalasyon
Onay geçmişi ve değiştirilemez denetim izi
Sipariş değiştiğinde onayı yeniden değerlendirin
Onaylanan siparişin miktarı, fiyatı, toplamı, teslimat adresi veya ödeme koşulu değiştiğinde önceki onayın geçerliliği yeniden değerlendirilmelidir. Tanımlı eşikleri aşan değişiklikler siparişi tekrar onaya göndermeli; önemsiz değişiklikler için gereksiz süreç yükü oluşturulmamalıdır.
Onay bekleyen stoğu ve fiyatı yönetin
Sipariş onay beklerken stok rezervasyonunun yapılıp yapılmayacağı, fiyatın ne kadar süre korunacağı ve teklif geçerliliğinin nasıl uygulanacağı açık kurallara bağlanmalıdır. Uzun onay süreleri, stok ve teslimat sözünün değişmesine neden olabileceğinden müşteri bu konuda bilgilendirilmelidir.
Onay sürecini darboğaza dönüştürmeyin
Onay kuralları kontrol sağlar; ancak gereğinden fazla kademe sipariş süresini uzatabilir. Onay bekleme süreleri, ret nedenleri, vekâlet kullanımı ve sık tekrar eden istisnalar analiz edilerek süreç düzenli biçimde iyileştirilmelidir.
Sipariş onayını basit bir düğme işlemi olarak değil, müşterinin satın alma yönetişimi ile şirketinizin ticari risk yönetimini birleştiren denetlenebilir bir süreç olarak kurun.
